Een evenement organiseren lijkt overzichtelijk: locatie, catering, muziek… klaar toch? Helaas vergeten veel mensen de kleine dingen. En juist die zorgen op de dag zelf voor stress, improvisatie of gênante stiltes. Hier is een lijst van veelgemaakte vergeten punten — én hoe je het slimmer aanpakt.

1. Verlengsnoeren en stekkerdozen

Geluid, licht, foodtruck, dj-booth… en alles moet stroom. Maar je standaard kabel van 2 meter gaat dat echt niet redden. Zorg voor genoeg verlengkabels (liefst haspels) en minstens één stekkerdoos per hoek.

2. Back-up plan voor regen, wind of... stilte

Heb je een partytent? Check. Maar hoe zit het met windklemmen? En als de DJ z’n laptop crasht, heb je dan een Spotify-afspeellijst klaarstaan op je telefoon met een AUX-kabel in je tas?

3. Verlichting voor als het donker wordt

Het feest begint om 19:00, maar als het 21:00 wordt, zie je je gasten niet meer. En je gasten jou ook niet. Denk aan sfeerverlichting, spots of gewoon een paar goede LED-lampen met statief.

4. Duidelijke bewegwijzering

“Waar zijn de wc’s?” of “Is dit de backstage?” — vragen die je 20 keer krijgt zonder bordjes. Gebruik simpele printjes, krijtborden of tape op de grond. Werkt beter dan je denkt.

5. Eerste hulp en EHBO-kit

Van blaren tot een geschaafde elleboog: een klein ongelukje gebeurt zó. Een EHBO-doos in je crewbox hoort bij de basis. (En plakband is geen pleister, hoe creatief ook.)

6. Communicatie met je team

Heeft je team een groepschat of portofoon? Weten ze wie waarvoor verantwoordelijk is? Niets frustrerender dan een zoekgeraakte coördinator vlak voor aanvang.

En als je niets wilt vergeten…

Gebruik een eventchecklist. Of bel iemand die er z’n vak van gemaakt heeft. (Toevallig kennen we daar wel een goed bedrijf voor 😉)

Geschreven door: Dylan Lintelo • Laatst bijgewerkt: 7 mei 2025